活動籌備的行政成本：分工與確認時程表

內容整理：TCCC｜發布日期：2026-10-10

場地訂好後，承辦人仍要把講師、採購、會計與現場同仁的需求接起來。行政成本除了費用，也包括追問答案、重做文件和臨時協調所花的時間。建議用同一份確認表，讓每個項目都有需求、負責人、確認期限與最新回覆。

以下提供一般活動的規劃方法及示例時程，可依案件調整。實際進場、寄放、餐飲、付款與文件安排，均以使用館別、供應者及正式確認內容為準。

場地確認後，為什麼還會一直來回詢問？

可先檢查同一件事是否有不同版本：講師預計提早測試，但採購只詢問授課時段；餐點由一位同仁下單，另一位同仁卻還在調整人數。各自處理的內容若沒有匯整，就很難看出時間與數量之間的影響。

建議指定一位對外彙整窗口，並列出內部各項決策人。彙整窗口負責讓訊息一致，費用核准、課程決定與發票資料仍由相應人員確認。每次收到回覆，應記錄適用的館別、日期與條件，避免把上一次活動的安排直接沿用。

確認表可使用「已提出、待回覆、已確認、已變更」四種狀態；對方尚未答覆的要求，維持待回覆。這樣交接時能直接看到缺口，不必從整段對話猜測哪些事情已經定案。

請分別列出物品送達、工作人員進場、設備測試、參與者報到、活動開始與完成撤場的時間，再對照租用時段。活動結束後仍需要收線、整理物品與復原空間，這段工作也應排入流程。

若希望前一天寄放器材，先提供物品種類、件數、尺寸、送取時間及聯絡方式，詢問可行的交接方式。提早進場、張貼物、桌椅調整或延後撤場，也要逐項確認能否安排及相關費用；不能先把希望的時間通知廠商，再要求場館配合。

自備器材可另列一張交接清單，註明由誰搬運、操作、收回。活動當日的主辦窗口，也應知道哪些物品需要點收，哪些人會在什麼時間到場。

餐飲先確認提供者，再確認品項、人數、送達時間及用餐位置。特殊飲食需求應交由供應者確認可否承接；自行訂餐時，則由主辦方安排送達與現場接收。各館供應範圍、下單期限與使用條件可能不同，請記錄本案實際答覆。

付款前，先讓內部會計確認抬頭、統編及所需憑證。若有餐費與場租分開開票、逐場次開票等需求，應向承接窗口詢問可採用的方式。報價中的時段、設備、餐飲與其他項目，也要與需求單逐項核對。

需要場地文件時，寫明文件名稱、用途、版本與交付期限，再確認所選館別可提供的範圍。涉及核定課程、考試或其他正式活動時，主辦單位仍須自行核對適用要求；場地使用紀錄不代表提供試務、監考、課程申請或核銷服務。

下表是一般規劃示例，不是 TCCC 的固定申請期限或服務時效。開始籌備時，請將每個時點改成實際日期，填入負責人，並優先遵守本案已確認的付款、餐飲及其他截止時間。

籌備期較短時，可以合併內部確認步驟，但不能假設外部截止時間也能縮短。若文件或設備需要較長準備時間，應提前提出；已過期限的新增需求，先取得可承接的回覆，再更新活動安排。

每次變更保留原內容、新內容、提出時間、影響項目與確認結果。例如「人數增加」可能同時影響桌型、餐點與報到物品，應由彙整窗口一次列出需要重新確認的事項，分別取得答覆。

以下為假設示例：原先規劃三十人的內訓增加至三十六人。主辦方先確認原桌型是否適用，再詢問餐飲數量是否仍能調整，核對費用及內部核准結果。各項條件都確認後，再發出新版流程；其中一項未確定，就清楚標示，不當作全部完成。

TCCC 可協助確認場地及相關支援條件，實際項目、人員時段與費用依館別和案件辦理。活動內容、報到名單、講師與參與者聯繫、自備器材操作，以及自行訂購餐飲的安排，仍由主辦方負責。

活動前可整理一頁現場交接單，只放當日需要的流程、窗口、器材、交接時間與已確認的特殊安排，讓現場同仁取得最新版本。結束後保留實際變更與文件完成情形，作為下次規劃的參考；下次使用不同館別或時段，仍需重新確認適用條件。

可先整理日期、人數、進場、餐飲與帳務需求，再透過聊聊活動需求，確認本次可承接的安排。

本文在 TCCC 五大支援中的位置

本文以籌備執行為主，協助梳理活動前後的行政事項；桌型、供電與設備條件可接續查看場地設備。TCCC 服務範圍包含合作場館，各館安排依個別條件及正式報價確認。完整定位與支援範圍請見關於 TCCC。