新手如何舉辦活動?簡單3步驟,成功辦好活動好風光!

是否以為舉辦活動,就像一塊小蛋糕般的輕鬆簡單?其實,舉辦活動前要準備的事項十分繁瑣,活動結束後的檢討會議更是重要的項目之一。想要辦好一場成功的大型活動,往往都需要花費2~3個月的準備時間,才能完美的讓活動順利進行並贏得與會人員的喝采。那到底要如何舉辦活動,才能讓一場活動完美落幕?就讓小編來告訴你簡單舉辦活動3步驟,包準新人也能輕易上手!

舉辦活動目的有哪些?

在校園時,舉辦活動不外乎就是為了社團、班級活動等等。隨著年紀的增長,舉辦活動的次數也會越來越多;可能是為了自己、親友,更可能是為了工作上需求而舉辦活動。而活動可大可小,只要確認好所需場合與人數,就可以著手後續的活動安排事項。是否仍對舉辦各式不同活動而有所疑問?就讓我們一起來看看常見的3大舉辦活動目的吧!

1. 公司活動|尾牙、聚餐

尾牙、聚餐,是公司凝聚向心力的重要活動,當你還只是社會新鮮人時,若主管、老闆將這重責大任交付予你,同時也是老闆正在考核你的應變能力。千萬不要覺得麻煩浪費時間。若能藉由舉辦活動活絡氣氛,使夥伴們更加緊密,老闆可是會對你另眼相看、讚不絕口。

2. 私人聚會|慶生、週歲

當家中長輩年紀到達一定歲數時,這時的慶生活動就需要格外精心準備,不是在家吹吹蠟燭即可;當家中有新生命誕生、寶寶周歲時,更是需要籌劃場地、活動內容,才能讓各個年齡層的家人都玩得盡興又開心。並結合親朋好友的祝福,讓寶寶長得頭好壯壯與緊緊聯繫住所有人的情誼。

3. 開課講座|社團、研究

現代人工作壓力大,如何紓解壓力,成為重要的課題之一。故現在也愈來愈多以手作、旅遊、攝影等課程,選擇在假日小班制開課,讓自己培養不同興趣來解放平日壓力。使得上班族可以有個舒壓空間以沉澱心靈。而這類社團活動,也是需要完善的事前準備才能讓活動圓滿完成。

如何舉辦活動?善用3步驟 流程順利不費力

身為主辦單位,最害怕活動現場臨時有突發狀況令人措手不及。因此,舉辦活動前需要充分的沙盤推演,並提早規劃好活動流程,才能為精心準備的活動畫下一個完美的句點。想知道如何快速準備舉辦活動?那就試試依據下列舉辦活動3步驟進行吧!

➡️  STEP 1. 活動發想 產出企劃

舉辦活動前,勢必要先清楚舉辦活動的目的是什麼?與會人數約莫多少?預計在哪裡進行活動?當這些都想好後,就可以著手發想活動企劃。若是舉辦公司尾牙活動,那目的就很明確,只要先確認公司參與的人數,是否有適切的場地,就完成舉辦活動第一步驟。

➡️  STEP 2. 確認場地 規劃場佈

既然已確認好人數,再來就是尋找合適的場地。除了確認空間大小以外,更要確認是否符合場布需求。別忘了要確認硬體設施是否足夠,以活動現場來說:麥可風、音響與投影設備是必備品。若空間與硬體都沒有問題,接下來就可以開始規劃布置,替欲舉辦的活動增添風采。

➡️  STEP 3. 進行活動 掌握狀況

到了活動當天,除了依據預設的流程以外,更要隨時注意是否有突發狀況並派員盡快處理。只要精準掌握現場狀況,就不用害怕臨時出狀況。而在這之前,流程說明就會顯得相當重要,唯有讓每位工作人員都充分了解自己當天的工作內容,才能讓活動流程更加順暢喔!

舉辦活動注意事項有哪些?

舉辦活動的眉角有很多,注意事項更是需要小心處理。根據《選對空間租借不煩惱!》文中所示,挑選場地時要依據活動內容而租借,不僅能增加與會者的互動與趣味,並讓活動更加出色。當然,硬體設備更是不可或缺的角色。

5項硬體設施,讓你開會不出糗!》這篇也有提到,舉辦活動時基本設備要有:投影設備、麥克風、網路、白板等等。這些也都是要特別注意的部分,唯有規劃出完整的流程與完好的設備,才能輕鬆舉辦活動沒負擔。還在煩惱找不到合適的場地?推薦到優質的TCCC,舒適的場地、設備、貼心服務與熱忱,讓舉辦的每場活動都精彩萬分!

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